Какие рубрики выделяются во вводной части акта. Справочно-аналитические документы - порядок составления и оформления

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-аналитическим документам относят акты, справки, сводки, заключение, отзыв, список, перечень и др.

Акт – понятие, структура, оформление

Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или несколькими должностными лицами.

По своему назначению и содержанию акты отличаются большим разнообразием, например, акт приема-передачи материальных ценностей, акт обследования, акт испытаний, акт ревизии, акт нарушения установленных правил и др.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке организации. Для значительного количества повторяющихся ситуаций создаются унифицированные трафаретные формы.

Обязательными реквизитами акта являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Текст акта состоит из трех частей :

  • Введение . Здесь указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии далее фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
    В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
  • Констатирующая часть , в которой излагаются установленные факты.
  • Выводы (выводы, рекомендации, предложения содержатся не во всех актах, но обязательны в актах проверок, обследований, ревизий др.).

Все части акта оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком. Ряд актов требуют утверждения, после утверждения акта «Выводы» приобретают силу приказа и становится обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Справка – назначение, виды, содержание, оформление

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера , подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке личного характера указывают:

  • указание, в удостоверении каких сведений выдана справка;
  • для каких целей или в какую организацию выдана справка;
  • подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
  • дату составления и оттиск печати.

Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами справки являются : наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Сводка, заключение, перечень и другие справочно-аналитические документы

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций. Кроме того заключения составляют на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа (может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами). При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По рассматриваемому вопросу замечаний нет».

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, документов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется перечень на общем бланке организации. Составляют перечни в табличной форме или в виде текста, содержащего разделы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Список является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и др. Список приглашенных, список на рассылку и др. требуют утверждения.

Оформляется списки на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами сводки, заключения, отзыва, списка, перечня являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, печать (при составлении на стандартном листе бумаги).

Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного ими факта, события или действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядтельным документом (обычно приказом), хотя в отдельных случаях акт составляется одним (несколькими) специально уполномоченным должностным лицом, например, контролером, ревизором, инспектором. Основанием для составления акт может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации, структурного поразделения, плановой задание и т.п.

Акты составляются по самым разным поводам, отсюда и большое количество их разновидностей: акты ревизии, инвентаризации, списания, уничтожения (дел, испорченных товаров), ликвидации (учреждений, предприятий, организаций, структурных подразделений), приема-передачи (при передаче дел, материальных ценностей, смене руководства), приема объектов, проведения испытаний, по результатам несчастных случаев, аварий и т.д. Однако независимо от разновидностей все акты составляются по одной схеме. Исключением явялются случаи, когда форма аката установлена каким-либо нормативным документом.

Прежде всего члены комиссии должны собрать всю информацию по рассматриваемому вопросу и изучить ее. Естственно, необходимо знание законодательных и нормативных актов, регулирующих данный вопрос. Например, если в организации проводится инвентаризация, то члены комиссии должны изучить закон РБ «О бухгалтерском учете и отчетности», Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные письмом Министерства финансов РБ от 05.12.1995 № 54, и Разъяснения к этим Методическим указаниям, утвержденные приказом Министерства финансов РБ от 18.05.1999 № 126. Знание этих документов поможет комиссии определить те вопросы, которые необходимо изучить, и провести сложную пролцедуру в соответствии с законодательством.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими этот документ. Никаких предположений или ссылок на чье-то мнение акт содержать не должен.

Акт оформляется общем или специальном бланке организции.

Содержит следующие реквизиты бланка:

Госгерб РБ (эмблема или товарный знак);

Наименование организации;

Наимнование структрурного подразделения;

Название вида документа (АКТ);

Дата и регистрационный индекс документа;

Место составления или издания.

Помимо реквизитов бланка в состав реквизитов акта входят:

Заголовок;

Подписи;

Гриф утверждения;

Датой акт является дата события, по поводу которой составляется акт.

Унифицированная форма акт о ликвиации организации входит в УСОРД. Кроме того, типовые формы отдельных видов актов утверждены другими нормативными актами, издаваемыми министрествами, ведомствами.

Заголовок акт представляет собой краткое содержание событий или фактов, сформулированное при помощи отглагольного существительного в предложном падеже, начинается с предлога «О» («О списании товарно-материальных ценностей»).

Текст акта состоит из следующих частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части указываются:

Основание для составления акта (распорядительный или нормативный документ, послужившие основанием для составления акта.);

Состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы и фамилии председателя комиссии в им.п., наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в им.п., перечисленные в алфавитном порядке.) Члены комиссии нумеруются арабскими цифрами. Здесь следует перечислить и должности, инициалы и фамилии лиц, не являющимися членами комиссии, но приглашенных для участия в работе комиссии. Если в составлении акта принимают участие должностные лица, не являющиеся рабониками данной организации, то при указании их должностей указывается и место работы.

Вводная часть состоит из 5 абзацев, начинающихся словами «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комисии», «Присутствовали». Все они пишутся от нулевого положения табулятора после заголовка. В основании в им.п. указывается наименование распорядительного или нормативного документа, его автор, заголовок, дата и номер.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней описываются цели и задачи составления акта, проведенная работа, установленные факты. Если в акте отражается несколько событий или фактов, то его содержание может быть разделено на пункты и подпункты. Результаты работы комисии могут быть оформлены и в виде таблицы.

Текст акта принято излагать от тетьего лица ед.ч.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации (с указанием сроков исполнения предписываемый действий). Эта часть не является обязательной, акт может заканчиваться и простой констатацией фактов.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров составленного акта. Оно определяется нормативными документами или практической необходимостью. Если к акту имются приложения, то на них днат ссылка (оформляется реквизит «отметка о наличии приолжения»).

При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Акты ревизий и обследований полежат согласованию с теми должностными лицами, деятельность которых проверяется.

Лица, которые имеют замечания к содержанию акта, подписываются его с оговоркой о своем несогласии. Мнение при этом излагается на отдельном листе.

Утверждению подлежат акты, предписывающие выполенение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ указан в основании.

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу, от 5-го положения табулятора.

Акт – это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события, действия.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, (19), 20, 21, 22, (23), (24), (25), (28).

Акты бывают:

Ликвидации (учреждения, организации, предприятия)

Проверки

Приема – передачи (при смене руководства, передаче материальных ценностей)

Инвентаризации

Проведения испытания

Уничтожения (дела).

Акт как правило составляется комиссией, это может быть постоянно действующая комиссия или назначенная по указанию руководства. Приступив к работе, члены комиссии изучают суть вопроса. Акт м.б. составлен по указанию руководителя или выше стоящей организации на основании распорядительного документа (приказа). Текст акта делится на части: вводная – для всех актов одинаковая: в ней указывается основание для составления акта; лица, составившие акт и при необходимости – присутствующие при составлении акта. Слово ОСНОВАНИИЕ печатается о левого поля, далее указывается состав комиссии. ФИО председателей указывают в алфавитном порядке с перечислением должностей и названием учреждения. После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, перечисляют в алфавитном порядке ФИО присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и суть проведенной работы, ее результаты. Эта часть акта м.б. оформлена в виде таблицы, позволяющей обеспечить высокую информативность текста. В некоторых актах текст м. иметь третью часть – выводы, заключения, предложения комиссии.

При необходимости, в конце текста даются сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, а также все лица, принимавшие участие в составлении.

Дата место составления акта должна соответствовать дате и месту активного события, акт оформляется на общем бланке А4, внутренние акты м.б. оформлены не на бланке. Для ряда актов требуется подпись руководителя и заверение печатью предприятия.

С актом ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают в акте. После подписи составителей ставится отметка «с актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и дата».

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи и недостачи груза иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, выполняется без помарок, подписок и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, отвечающего за перевоз груза).

22. Документ «договор» (определение, реквизиты, правила составления).

Договор – один из наиболее распространенных юридических документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность за их выполнение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.

Заключение договора обычно начинается с предложения его заключить, т.е. направления оферты.

Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятии предложения другой стороной считается акцептом (согласие). Обмен документами между сторонами может происходить по средствам почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту.

Договорные отношения могут быть также установлены путем предоставления одной из сторон проекта договора, получив его, другая сторона рассматривает и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, составившей проект. При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

Четкая формулировка прав и обязанностей сторон

Возможность расторжения договора одной из сторон

Санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств

Соответствие пунктов договора Федеральному закону о защите прав потребителей и другим законодательным актам.

Соответствие подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора, необходимо следовать требованиям статьи 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание других валют, но только формулировки (подлежит оплате в руб., сумме, эквивалентной сумме иностранных валют). Несоблюдение этого правила приведет к признанию этого договора не действительным.

Коммерческий договор храниться 5 лет, после истечения срока договора или условий его выполнения. Договора на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы в архив. Договор с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой ценности других стран следует хранить не менее 10 лет.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

В данной работе рассматриваются темы: «Акт» и «Правила оформления актов», определение и реквизиты актов, а так же показывается в наглядном виде пример оформления акта о приемке завершенного строительного объекта. Особое внимание уделяется составлению актов в разделе «Акты». В конце указывается список использованной литературы.

1 АКТ

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные о фирме.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

2 РЕКВИЗИТЫ АКТА

Реквизиты акта :

Название вида документа (АКТ - двойная разрядка);

Место составления или издания;

Заголовок к тексту;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Гриф утверждения.

3 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА АКТА

1. В заголовке к тексту акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

2.1. Вводная часть акта строится по схеме:

Основание;

Составлен комиссией в составе…;

Председатель;

Члены комиссии.

2.2. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.

2.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты.

2.4. В тексте акта должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

3. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

акт документ реквизит оформление

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Машинопись необходима любому, кто имеет дело с перепиской, с работой на клавишных устройствах: журналистам, секретарям, работникам печати, писателям и многим другим.

Одна из главных задач машинописи - научить, бегло писать на пишущей машине с печатного и рукописного текстов, писать под диктовку, расшифровывать свои стенограммы, красиво и правильно располагать текстовой и цифровой материал, используя табулятор, знать различные виды машинописных работ: оформление служебной документации (в данном примере - это составление актов), правильное графление табличного материала и т.д., знать основные системы пишущих машин и правила ухода за ними.

Все это позволяет секретарю-референту достичь мастерства в машинописной работе и при усердии получить навыки первоклассного работника на пишущей машинке.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Березин Б.И. Самоучитель машинописи. 5-е изд., испр. и доп. - М.: Легпромбытиздат, 1988.

2. Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. 2-е изд., испр. - М.: Изд-во ДОСААФ, 1987.

3. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись: Практ. Пособие. - 4-е изд., испр. и доп. - М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 1999. - 319с.: ил.

4. Стенюков М.В. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО - М.: «Издательство ПРИОР», 1999. - 192 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Акт о приемке завершенного строительного объекта АКТ к договору № 24 от 10 мая 1996 г.

с. Подрезково Московской обл. 12.10.96 г.

Мы, нижеподписавшиеся Рахимов Г.П. - представитель ТОО «Строитель», Викторов Р.Е. - заказчик, в присутствии свидетелей Поварова М.П. и Клейменова О.Д. составили настоящий акт о нижеследующем:

1. Подрядчик передает, а заказчик принимает завершенный строительством объект - жилой дом, находящийся на участке №24 садоводческого товарищества «Огородник» в с. Подрезково Московской области.

2. Размеры дома соответствуют условиям договора и проекту, подписанному сторонами.

3. Все обусловленные договором работы выполнены полностью и в установленный договором срок.

4. Внешних повреждений и недостатков строительства не обнаружено.

Претензий к качеству и срокам строительства заказчик не имеет.

______________________ ____________________

(Подпись и печать подрядчика) (Подпись заказчика)

____________________

(Подписи свидетелей)

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

    Обязательные элементы оформления официального документа. Реквизиты и цели создания документа. Классификация документов по назначению, времени создания, способу изготовления, типу содержания, способу представления, месту издания, направлению отправки.

    презентация , добавлен 02.07.2012

    Текст як реквізит документа. Оформлення всього документа та титульної сторінки. Рубрикація - членування тексту на складові частини. Правила оформлення заголовків та підзаголовків. Примітки, додатки, виноски та підстави до тексту та прийоми виділення.

    контрольная работа , добавлен 01.02.2009

    Распорядительные документы, их состав, назначение. Экспертиза ценности документов. Этапы и порядок ее проведения. Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Составление резюме.

    реферат , добавлен 28.06.2008

    Характеристика нормативных правовых актов об упорядочении изготовления и использования бланков документов. Что такое бланк документа. Каковы величины межстрочных интервалов, используемых в машинописи. Реквизиты в положении о структурном подразделении.

    контрольная работа , добавлен 27.01.2015

    Классификация деловой документации. Организационно-распорядительные документы и их виды. Состав их реквизитов и схема расположения. Суть стандартизации и унификации в делопроизводстве. Понятие бланка документа. Требования к использованию гербовых бланков.

    контрольная работа , добавлен 07.03.2010

    Понятия реквизит и формуляр документа, их задачи. Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы.

    контрольная работа , добавлен 09.05.2009

    Разработка теоретических основ документоведения. Свойства, структура и функции документа. Его основные реквизиты, различие и сходство с другими материальными объектами. Издание документа, оформление, библиографическая обработка и систематический учет.

    курсовая работа , добавлен 24.02.2014

    ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Требования к реквизитам и к бланкам служебных документов. Состав реквизитов документа.

    реферат , добавлен 19.12.2009

    Изучение сущности и классификации документа - зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Определение документа в законодательных и нормативных актах. Эволюция традиционного документа в электронный.

    курсовая работа , добавлен 20.06.2010

    Порядок передачи документа, который в последующем должен храниться в делах канцелярии. Контроль исполнения документов, требующих рассмотрения руководством. Процесс перемещения документа между руководителями, структурными подразделениями и специалистами.

Похожие статьи