В организации ведется нумерация приказов с начала года. Если возникла необходимость издать приказ, но свободного номера приказа нет. Можно ли использовать дробь? Например, 198/1.

Ответ

Ответ на вопрос:

Данный вопрос законодательно не урегулирован.

При регистрации каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).

При этом система регистрации документов, в том числе и приказов, разрабатывается самой организацией и закрепляется в локальном нормативном акте, например, Инструкции по ведению делопроизводства.

Таким образом, действующее законодательство не запрещает нумеровать кадровые приказы через дробь. Однако при проведении проверки соблюдения трудового законодательства или в случае конфликта с работником и судебных разбирательств нумерация приказов через дробь может стать доказательством издания приказа задним числом. А, следовательно, такой приказ мог быть сфальсифицирован работодателем с целью сокрытия нарушения трудового законодательства.

Исходя из сказанного, во избежание проблем с контролирующими органами и конфликтов с работниками нумеровать кадровые приказы через дробь не рекомендуется .

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как индексировать (нумеровать) документы, поступающие в кадровую службу

Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).* Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

• порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
• условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по . У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,

эксперт Системы Кадры

Возможна ли номерация приказов по личному составу и общего назначения иногда через дробь,т.к. бывают случаи, что возникает необходимость вставить приказ в более ранний период? Можно или нужно это где-то прописывать? Есть ли в этом какое-то нарушение?

Отвечает Чекалова Наталья, эксперт

Нормы законодательства допускают нумерацию через дробь. Например, через дробь можно добавить условное обозначение структурного подразделения. Порядок нумерации лучше закрепить в инструкции по кадровому делопроизводству. Вместе с тем, ответственности за неправильную нумерацию кадровых документов не предусмотрено.

Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

<...>

Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по кадровому делопроизводству.*

<...>

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс).* Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

• порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
• условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Такие правила установлены в

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

• поиска необходимого приказа;
• установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
• организации хранения документации;
• систематизации приказов по содержанию.

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

• 75 лет - вынесенные до 2003 года;
• 50 лет - с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

Основные принципы нумерации

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр - порядкового номера приказа и буквенного кода - индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

• «лс» — приказы по личному составу;
• «п» — о приеме на работу;
• «у» — о расторжении трудового договора;
• «к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры - в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Регистрация приказов

Еще один способ систематизации приказов - их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

• номер приказа (с индексом);
• дата его издания;
• Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
• структурное подразделение, в котором он числится;
• должность;
• табельный номер;
• реквизиты трудового договора;
• суть приказа - кратко;
• расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.

В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

• дату исполнения приказа;
• ответственных лиц и их подписи.

Внесение изменений в приказ

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

• реквизиты изменяемого приказа;
• суть и основания изменений;
• действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
• лица, ответственные за исполнение нового приказа.

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации.

При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.

Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации.

Что это такое: понятие и сущность

Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу .

Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.

Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.

Нумерация преследует основные цели :

• систематизация документов на предприятии;
• удобный поиск;
• осуществление контрольных действий за подписанной документацией.

Какая существует

Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.

Нумерация может быть автоматической либо ручной . Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом. При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.

Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.). Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.

В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы . Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.

Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.

Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации . Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.

Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.

Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.

Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.

Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации . В некоторых случаях применяются оба вида. Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности .

Журнал регистрации составляется на бумажном носителе и представляет таблицу с названиями столбцов. Форму такого журнала, а также содержание устанавливает юридическое лицо.

Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.
Так, выделяются следующие виды деятельности :

• основная;
• по личному составу;
• административно-хозяйственная.

В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.

По основной деятельности

К ним относятся приказы:

• о создании компании;
• об утверждении расписания штата;
• об утверждении графика отпусков либо командировок;
• о создании отдельных структурных подразделений организации;
• о слиянии с другими предприятиями;
• о реорганизации либо ликвидации;
• прочие относительно деятельности компании.

Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.

Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.

Кадровые

К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие :

• о приёме на должность;
• о переводе сотрудника;
• о премировании сотрудника;
• о повышении;
• об увольнении;
• о дисциплинарном взыскании;
• о командировке;
• об обучении и т.д.

Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.

Примеры и образцы

Ниже представлены образцы документов, содержащих номер.

Данный приказ состоит из цифр и знаков. Числа «02» обозначают номер отдела через дробь. числа «17» — порядковый номер с начала года.

Следующий состоит из цифр, знаков и букв. Где, число «15» — это номер по порядку, а через дробь буквенное обозначение «ОД» — по основному виду деятельности.

И, наконец, третий, индекс которого состоит исключительно из цифр «12».

Как было указано выше, вся документация регистрируется и отражается в журнале регистрации . Журнал учёта приказов по основной деятельности включает номер приказа, его дату, краткое содержание, сведения об ответственном лице и о составителе, а также срока для примечаний.

Также в журнале указывается начало заполнения и его конец. По окончанию ставится печать и подпись лица, ответственного за заполнение. Затем он подшивается к предшествующим. Как правило, составляется и используется на протяжении календарного года.

Нормативная регламентация

Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.

Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.

Негосударственные предприятия самостоятельно разрабатывают правила ведения документооборота внутри своего предприятия, что закрепляется приказом. Но данные правила не должны противоречить Федеральному закону «Об архивном деле» от 22.10.2004 №125-ФЗ , а также Постановлению Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 №65-ФЗ и Приказу Минкультуры России «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 №558 .

Таким образом, порядок ведения документооборота на предприятии устанавливается самой организацией и закрепляется официальными документами. Порядок присвоения регистрационного номера выбирается исходя из размеров организации и количества её работников, а также из документооборота в целом по предприятию.

Данный порядок необходим как для удобства использования документации самой организации, так и для осуществления контроля сторонними службами.

Можно ли регистрационный номер приказа обозначать через дробь, если нужно задним числом вставить приказ между уже зарегистрированными приказами, например: приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1?

Ответ

Думаю, что ответ вам понятен: по правилам делопроизводства, да и вообще по правилам управленческой деятельности так делать нельзя. В этом случае вопрос даже не в регистрационном номера приказа, а в его дате. Как известно, дата документа должна соответствовать дате его подписания или дате события, зафиксированного в документе (это касается, например, протоколов заседаний, дата которых должна соответствовать дате мероприятия, а не дате составления протокола). В отношении приказов работает первое правило, дата приказа - это дата его подписания.

Если приказ регистрируется, как приведено в вашем вопросе, от 04.03.2012 № 1/1, это означает, что фактически приказ появился позже приказа от 05.05.2012 № 2, потому что если бы это было не так, то вы бы его зарегистрировали за № 3 с соответствующей датой - 05.05.2012 или более поздней.

Конечно, бывают ситуации, когда по каким-то причинам забывают или не успевают вовремя издать приказ, поэтому на практике встречаются приказы с номерами через дробь или с добавочной литерой (например, 12а), но это всегда говорит о том, что фактическая дата составления была другой. Думаю, что если возникнет какой-либо судебный процесс, в ходе которого будет фигурировать такой приказ, любой суд обратит на это внимание.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» устанавливает требования к документам. В соответствии с данным стандартом документ должен быть аутентичным, достоверным, целостным, пригодным для использования. По стандарту: «документ является аутентичным, если он:

a) соответствует установленным правилам;

b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе (выделено мной - В.Я.).

Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием (выделено мной - В.Я.), получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания)…

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции».

Из этого фрагмента стандарта следует, что регистрация документов «задним числом» - это грубейшее нарушение правил документирования.

Как же все-таки быть в ситуации, если, например, приказ не издан вовремя? Издавать его пусть позже, чем это требуется, например, нормативными документами или самой ситуацией, но с соответствующей оговоркой в тексте, если это возможно.

К примеру, вы приняли на работу человека, заключили договор, но не издали вовремя приказ о приеме. Как только обнаружилось данное нарушение, нужно издать приказ, в тексте которого указать дату приема работника на работу. Дата начала работы и дата издания приказа будут расходиться, может быть, более чем на три дня, как это допускает Трудовой кодекс, но это будет правильнее, и приказ как документ будет юридически значимым, хотя при этом будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя по каким-то причинам были нарушены установленные временные нормы издания документа.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, работодатель должен ознакомить работника под роспись с приказом о приеме в течение трех дней с даты начала работы. Следовательно, приказ о приеме может быть издан в течение этих трех дней.