Акт приема передачи прав на программное обеспечение. Акт на передачу прав на программное обеспечение

Программный комплекс 1С используется практически всеми бухгалтерами для ведения финансовой документации своих предприятий. Это очень мощный и удобный комплекс, в которых входит множество программ, специально адаптированных для использования на предприятиях и компаниях, ведущих различные виды деятельности. Есть версии для торговых, производственных, строительных, сельскохозяйственных, образовательных, бюджетных, коммунальных и многих других учреждений и компаний.

Оприходование программ в 1С отличается от отражения покупки обычных товаров.

Поскольку программа является комплексной и далеко не самой простой, даже самому опытному бухгалтеру может оказаться не под силу разобраться в технических тонкостях внесения некоторых операций для их учёта в финансовой документации. В этой статье рассмотрим, как покупка софта 1С должна правильно отражаться в меню самой программы. То есть, вы с вами научимся в меню программы указывать то, что она была приобретена для пользования на предприятии. Это очень важно, поскольку, если этого не сделать, или же сделать неправильно, то могут возникнуть проблемы при проверке финансовой документации вашей деятельности.

Предупредим сразу, что наша цель - показать процесс с технической стороны, чтобы вы знали, что и где нажимать. Мы не будем углубляться в тонкости бухгалтерского учёта, для этого есть другие специализированные ресурсы.

Краткая юридическая справка

Начнём, пожалуй, с краткой юридической справки. Согласно российскому законодательству, программное обеспечение относится к нематериальному активу. Но, в случае 1С, нематериальным активом программа является лишь для компании 1С, разработавшей её и получающей определённую выгоду от её продажи. Поскольку компания, которая приобрела лицензию, не приобрела право на распространение и не получает с этого материальной выгоды, операция покупки этого программного обеспечения не может отражаться как приобретение нематериальных активов.

Купив программу 1С, вы приобретаете неисключительное право на пользование продуктом интеллектуальной деятельности. То есть, ваши права ограничены, поскольку лицензия позволяет лишь пользоваться софтом на определённом количестве компьютеров без права изменять программный код и получать дополнительную прибыль от перепродажи или других операций. Соответственно, чтобы отражалась проводка программы, нужно указывать процедуру как прочие услуги, связанные с производством.

Ещё один момент, который стоит упомянуть, это срок, на протяжении которого будет учитываться расходы на покупку нематериальных прав. Согласно законодательству, есть несколько вариантов такого учёта. Если срок не указан в договоре, то владелец либо самостоятельно выбирает такой период, либо же любые бессрочные договоры считаются заключёнными на срок пяти лет. Мы не будем рекомендовать вам, какой вариант лучше, для этого проконсультируйтесь у юристов или более опытных коллег-бухгалтеров. В одном из писем компания 1С рекомендовала указывать срок договора два года.

После короткого юридического отступления, рассмотрим, как происходит оформление процедуры с технической стороны. Весь процесс будем рассматривать на самой последней версии 1С:Бухгалтерия 8. Если вы пользуетесь предыдущей версией, процедура может отличаться.

Отражение покупки программы

Для правильного ввода данных у вас на руках должны быть такие документы:

  • Лицензионный договор.
  • Акт приёма-передачи прав на пользование программным обеспечением.

К примеру, вы купили программу 1С и одноразово перевели на счёт продавца сумму 13 тысяч рублей. Вам нужно указать и настроить такие операции и платежи:

  • Непосредственно приобретение программного обеспечения.
  • Списание расходов будущих периодов.

Более удобно будет вначале создать расход будущего периода, а уже затем - покупку программы. Приступим.

  1. Запустите главное меню программы, войдя в него под своей учётной записью.
  2. С правой стороны экрана выберите в меню Справочники - Расходы будущих периодов - Создать. В открывшейся форме нужно будет заполнить правильные данные.
  3. Укажите такие показатели:
    • Наименование - введите название вашего регулярного расхода, например, 1С:Бухгалтерия 8.
    • Группа - можно оставить пустой.
    • Вид для НУ - Прочие (выберите из списка).
    • Вид актива в балансе - Прочие оборотные активы (выберите из списка).
    • Сумма - введите сумму покупки, например, 13000 рублей.
    • Признание расходов - По месяцам.
    • Период списания - первой датой укажите, когда вы купили продукт, а второй - окончание действия договора. Например, вы купили программу 17.02.2017 со сроком действия договора два года. Значит, нужно указать 17.02.2019.
    • Счёт затрат - 26. Нажмите на значок выпадающего списка - Показать все, в поле поиска введите 26, выделите курсором нужный пункт, в верхней части окна кликните кнопку «Выбрать».
    • Статьи затрат - Прочите затраты. Выбирать так же, как и счёт затрат.
  4. Подтвердите ввод, нажав «Записать и закрыть».
  5. В боковом меню перейдите в Покупки - Поступление (акты, накладные) - кнопка «Поступление» с зелёным плюсом - Услуги (акт).
  6. Укажите такие данные:
    • Акт № от - занесите данные, указанные в акте приёма-передачи прав на пользование программным обеспечением, полученного при совершении сделки.
    • Номер - не заполняйте, так как он рассчитывается программой автоматически, а укажите лишь дату. Можно выбрать ту же, что и в акте.
    • Организация - выберите название предприятия, на чьё имя был оформлен договор.
    • Контрагент - название компании, с которой вы заключили договор, отражающий покупку прав пользования. Для начала нужно её создать. Нажмите на значок списка и кликните на зелёный плюсик. Введите название фирмы, если она есть в реестре предприятий, все данные будут введены автоматически. В противном случае добавьте всю информацию вручную. Подтвердите ввод кнопкой «Записать и закрыть».
    • Договор - в списке доступных нажмите зелёный плюс, в открывшемся окне введите вид, номер, дату и наименование договора, укажите организацию и контрагента.
  7. Заполните таблицу с деталями:
    • нажмите кнопку «Добавить», после чего вы увидите, как поля в столбике «Номенклатура» стали активными.
    • Кликните на нижнее поле «Содержание услуги», введите название программы, например, 1С:Бухгалтерия 8.
    • В следующем столбце укажите цену 13000 рублей.
    • В последнем столбике укажите счета учёта - 97.21 - нажмите на ссылку в виде красных стрелок.
    • В открывшемся окошке в строке «Счёт затрат» нажать на выпадающий список - Показать все - в поиске ввести 97 - выделить 97.21 «Прочие расходы будущих периодов» - кликнуть «Выбрать» в верхней строке меню.
    • В строке «Расходы будущих периодов» выберите созданный вами в самом начале (шаги 2–4).
    • В строке Подразделение затрат - «Основные затраты».
  8. В меню добавления акта появится информация о расчётах, автоматически выведенная программой. При желании их можно изменить, если же всё устраивает - закончите ввод кнопкой «Провести и закрыть».
  9. В дальнейшем каждый месяц, при его закрытии, будет происходить автоматический учёт списания средств за право пользования программой. Первый месяц будет учитываться количество дней, а в дальнейшем сумма будет разбита на равные части.

Заключение

Теперь вы знаете, как отражение покупки 1С в самой программе должно оформляться технически. Надеемся, что у вас не возникнет трудностей при заполнении данных. Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях.

nastroyvse.ru

«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Как получить доступ к печатной форме акта на передачу прав (+ видео)?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.43.239.

Если одним из видов деятельности организации является передача неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности по лицензионным договорам, то для документального оформления таких хозяйственных операций лицензиар может использовать форму Акт на передачу прав. Эта форма разработана в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) с учетом требований части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Чтобы данная печатная форма была доступна пользователю, ему необходимо включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное). На закладке Торговля необходимо установить флаг Передача неисключительных (ограниченных) прав.

Форму Акт на передачу прав можно выбрать из списка печатных форм (кнопка Печать), предусмотренных для документа Реализация (акт, накладная).

Несмотря на то, что данная печатная форма ориентирована на передачу прав на программные продукты, с помощью редактирования можно использовать форму акта и для передачи прав на иные объекты интеллектуальной собственности.

buh.ru

Как оформить покупку ПО в программе 1С 8.3 Бухгалтерия

Существует такое понятие, как покупка программного обеспечения 1С. По сути, приобретается не сам продукт, а официальная лицензия на использование, так как исключительное право на ПО принадлежит непосредственно фирме-разработчику. Факт приобретения нельзя обозначить нематериальным активом и относится такое право к неисключительным. Рассмотрим подробно, каким образом в программе 1С Бухгалтерия 8.3 отразить покупку неисключительного права на использование ПО.

Хочется сразу отметить, что платеж за программное обеспечение должен относится к расходам будущего периода (РБП) и списываться постепенно на протяжении срока действия договора на лицензию. Если срок действия не прописан в договоре, то организация-пользователь устанавливает его самостоятельно и указывает в настройке «Учетная политика».

Итак, сначала оформим в программе поступление программного обеспечения. Осуществляется это через документ «Поступление товаров и услуг» с видом «Услуги (акт)»:

Обратите внимание, что номенклатурная единица ПО должна иметь вид «Услуга».

Все поля документа поступления заполняются стандартно, за исключением графы «Счета учета» в табличной части. Здесь необходимо указать счет затрат 97.21 (Прочие расходы будущих периодов):

Если организация является плательщиком НДС, то в поле «Счет учета НДС» должен быть указан счет – 19.04. При вводе данных потребуется создание нового реквизита в поле «Расходы будущих периодов» и подробное заполнение полей:

    Наименование – должно отражать название программного обеспечения;

    Группа – папка, где будет храниться эта номенклатурная единица;

    Вид для НУ – указывается «Прочие»;

    Вид актива в балансе – прочие оборотные активы;

    Сумма – прописывается обязательно;

    Признание расходов – указывается период (месяц, квартал) списания актива;

    Начало списания – выбираем дату, с которой начнется списание;

    Окончание – выбираем дату, когда закончится списание;

    Счет затрат – 26 (Общехозяйственные расходы);

    Статьи затрат – указываем прочие затраты.


На основании этого стоимость приобретенного программного обеспечения сразу включится в РБП. После ввода данных проводим «Поступление товаров и услуг» и смотрим движение документа:

В данном случае поступление актива отображается на счету 97.21 без учета НДС, который выделяется отдельной проводкой на счет 19.04. Переходим к списанию расходов будущих периодов. Данная обработка регламентная и производится на основании заполненных данных в конце отчетного месяца документом «Закрытие месяца»:

Списание суммы РБП определяется программой автоматически. После проведения, документ формирует проводку по перемещению частичной стоимости актива со счета 97.21 на счет 26, как было задано ранее в документе поступления:

Во вкладке «Расчет списания расходов будущих периодов» можно просмотреть расчет списания РБП с отражением всех параметров, а также списанную сумму и остаток. Через обработку «Закрытие месяца» будет происходить автоматическое частичное списание стоимости до полного погашения. Каждая очередная обработка по закрытию месяца будет отражаться в журнале «Регламентные операции». Можно найти журнал, если перейти на вкладку меню «Операции», далее раздел «Закрытие месяца».

На практике часто встречаются лицензионные договоры , в которых имеется прямая ссылка на составление акта приемки-передачи прав на ПО в качестве первичного учетного документа («закрывающего документа»). Насколько соответствуют такие условия закону и зачем они необходимы?

В составлении акта в первую очередь заинтересован лицензиат по двум причинам:

1) необходимость документального подтверждения расходов;

2) желание контролировать исполнение сделки лицензиаром (подтверждение лицензиатом факта надлежащего выполнения обязательств лицензиаром).

Лицензиару такой акт приемки-передачи интересен только с позиции подтверждения факта предоставления права, когда это происходит не одновременно с подписанием лицензионного договора. С другой стороны, в таком случае лицензиар принимает риск отказа лицензиата от подписания акта который выливается в финансовый спор.

Важно знать! В законодательстве отсутствует прямое указание на необходимость составлять акт передачи прав по лицензионному договору. Акт приемки-передачи упоминается в числе документов, которым подтверждается выполнение работ по договору подряда.

Также как товарная накладная по договору поставки, акт приемки-передачи предназначен для отражения операций по передаче вещей (в данном случае - результатов работ). Однако предметом лицензионного договора является предоставление права использования (имущественного права). Последние не имеют материального выражения, а потому не передаются и не принимаются сторонами по договору.

Предоставление права использования (лицензии) относится к правомочию по распоряжению, входящему в состав исключительного права на программное обеспечение. Правообладатель может распорядиться своим правом посредством выдачи любому лицу разрешения на использование принадлежащего ему программного обеспечения, в том числе путем заключения лицензионного договора.

Таким образом, предоставление права использования ПО - это одностороннее действие правообладателя (лицензиара) разрешительного характера. Лицензиат дает согласие на получение лицензии на определенных условиях уже при подписании лицензионного договора. Поэтому составление двустороннего акта приемки-передачи прав по лицензионному договору не требуется.

Тем не менее, стороны вправе договориться об оформлении акта в том числе по лицензионному договору (закон этого не запрещает). Однако в таком случае мы рекомендуем составлять акт приемки в отношении экземпляров программного обеспечения, которые имеют материальное выражение. При этом предоставление права использования ПО можно напрямую связать с моментом передачи их экземпляров.

Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта на передачу прав имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.

Образец акта на передачу прав

Акт на передачу прав – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт на передачу прав. При продаже программного лицензионного обеспечения или какого-нибудь другого информационного товара передаются, по сути, права на использование. Покупатель с правообладателем заключает договор о том, в каких границах будет применять приобретенное программное обеспечение. Зачастую ограничена возможность операций с исходным кодом и возможность перепродавать или распространять бесплатно софт. Разработчики, помимо юридических ограничений, внедряют обычно программные ограничения на похожие типы деятельности.

В данном случае оформляют акт на передачу прав, в котором прописывают конкретные права, которые приобретаются наряду с покупкой определенного лицензионного товара. Акт на передачу прав обсуждает отношения между пользователем и сублицензиатом, и для каждого конкретного случая можно разработать собственная форму документа, в таком случае документ утверждает гриф руководства.

» в формате doc, размером 19,5 КБ (и ещё несколько полезных файлов)

Речь идет о праве на интеллектуальную собственность, то есть нечто, созданное в результате умственной (творческой) деятельности. Результаты такой деятельности находят применение в области науки, искусства, литературы, компьютерных технологий и т. д. Собственником интеллектуальной собственности может быть физическое или юридическое лицо, имеющее право распоряжаться своим творением. Поскольку объекты интеллектуальной собственности нематериальны, правом распоряжаться ими могут пользоваться несколько субъектов. Например, писатель может разрешить издательству пользоваться произведением, но человек, купивший книгу, не получает прав на произведение.

Государством разработан механизм передачи прав на объекты интеллектуальной собственности. Обычно право собственности правообладатель передает третьему лицу по договору, в котором указан объем полномочий и цель использования. Договор должен быть составлен в письменной форме и заверен в установленном порядке, что гарантирует фиксацию существенных условий. Нарушение прав владельца интеллектуальной собственности влечет за собой уголовную, административную и гражданскую ответственность.

Лицензионное программное обеспечение является примером интеллектуальной собственности, наряду с другими информационными продуктами. Заключая договор, покупатель и продавец устанавливают рамки, в которых ПО может быть использовано. Ограничения, как правило, касаются исходного кода, возможности перепродажи и бесплатного распространения.

При заключении договора должен быть оформлен акт передачи прав с перечислением полномочий, переходящих к покупателю после приобретения лицензионного продукта. Акт о передаче прав - неотъемлемая часть договора. Может быть использована унифицированная форма или разработана собственная, учитывающая особенности конкретного случая. Акт оригинальной формы должен быть одобрен и утвержден руководством.

Акт передачи неисключительных прав

Данный документ дает право на пользование программным обеспечением. После подписания акта пользователь (покупатель) может использовать программное обеспечение в своих целях.

В акте должны быть указаны следующие сведения:

  • Полное наименование документа: Акт приема-передачи неисключительных прав на использование результатов интеллектуальной деятельности
  • Номер, дата и место составления акта
  • Названия сторон и их представителей
  • ИНН и КПП каждой стороны
  • Данные договора, на основании которого составлен акт (номер и дата)
  • Перечень работ и услуг

Акт приобретает юридическую силу после подписания каждой из сторон и заверения печатями, если условиями договора не предусмотрено иное. В акте необходимо указать стоимость прав. Дополнительно можно внести информацию о том, что сторона, продающая право, исполнила свои обязательства в полном объеме и стороны не имеют претензий друг к другу. Также нужно внести пункт о сроках и условиях оплаты.

Внимание

В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. .

Для выставления электронного документа о передаче прав (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:

Формирование, подписание и отправка УПД

Если организация ООО "Одежда и обувь" по согласованию с контрагентом ООО "Стиль" в качестве первичного документа применяет электронный УПД (утв. приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@), то для оформления операции передачи прав на использование программы для ЭВМ, освобожденной от налогообложения НДС согласно пп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ , ей необходимо выполнить следующие настройки.

1. Если организация осуществляет только не облагаемые НДС операции (освобождаемые от налогообложения, не признаваемые объектом налогообложения), т.е. применяет по всем договорам со всеми контрагентами новый формат УПД только в качестве первичного учетного документа, то нужно в профиле настроек ЭДО (раздел Администрирование - - Обмен с контрагентами - гиперссылка Профили настроек ЭДО ) на закладке "Виды электронных документов" (рис. 1):

  • снять флажок для значения "Использовать УПД" над табличной частью формы;
  • в табличной части формы проверить наличие флажка для соответствующего документа учета, в данном случае для документа "Акт на передачу прав";
  • в табличной части формы для документа "Акт на передачу прав" в графе "Формат электронного документа" установить значение "ФНС 5.01 (УПД:Первичный документ)";
  • в табличной части формы в графе "Регламент ЭДО" открыть по гиперссылке форму "Настройка регламента ЭДО" и установить флажок для значения "Ожидать ответную подпись". Если осуществляется операция, для которой ответная подпись под документом согласно нормам ГК РФ и договоренности сторон не нужна, то флажок для значения "Ожидать ответную подпись" следует убрать.

2. Если организация осуществляет в отношении одного контрагента облагаемые НДС операции, выставляя УПД как счет-фактуру и первичный учетный документ, а в отношении другого контрагента - только не облагаемые НДС операции (освобождаемые от налогообложения, не признаваемые объектом налогообложения), выставляя УПД только как первичный учетный документ, то ей необходимо выполнить соответствующие настройки по каждому конкретному контрагенту в форме "Настройка ЭДО" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - гиперссылка Настройки ЭДО ) (рис. 2):

  • Еще ;
  • далее на закладке "Исходящие электронные документы" выполнить настройки, как указано в п. 1. Автоматически эти настройки будут продублированы и для входящих электронных документов на закладке "Входящие электронные документы".

3. Если организация осуществляет в отношении одного и того же контрагента по одним договорам облагаемые НДС операции, а по другим договорам - не облагаемые НДС операции (освобождаемые от налогообложения, не признаваемые объектом налогообложения), то ей необходимо выполнить соответствующие настройки в форме "Настройка ЭДО" по данному контрагенту в разрезе каждого договора (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - подраздел Обмен с контрагентами - гиперссылка Настройки ЭДО ) (рис. 3):

  • указать в поле "Контрагент" соответствующего контрагента из списка тех, кто присоединен к ЭДО;
  • указать в поле "Договор контрагента" соответствующий договор с этим контрагентом;
  • перейти в расширенный режим настройки, выполнив команду Включить расширенный режим настройки ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще ;
  • на закладке "Исходящие электронные документы" выполнить настройки, как указано в п. 1. Автоматически эти настройки будут продублированы и для входящих электронных документов на закладке "Входящие электронные документы".

Перед формированием УПД в электронной форме необходимо создать и провести документы учетной системы "Реализация (акт, накладная)" с видом операции "Услуги (акт)" (рис. 4) (раздел Продажи - подраздел Продажи ).

В документе "Реализация (акт, накладная)" в строке "Вид ЭД" должно быть установлено значение "Универсальный передаточный документ".

До начала формирования электронного УПД гиперссылка в строке "Вид ЭД" будет отражать текущее состояние обмена электронным документом - "ЭДО не начат".

Для того, чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылке "Реквизиты продавца и покупателя" () и заполнить открывшуюся форму (рис. 5):

  • в поле "Представитель" можно, при необходимости, указать сведения о лице, уполномоченном подписывать акт со стороны покупателя (лицензиата), а в поле "На основании" - основания его полномочий;
  • в поле "Ответственный за оформление (для УПД)" можно внести сведения о лице, ответственном за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца (лицензиара). Однако, в настоящий момент заполнять эти сведения не целесообразно, так как программа автоматически укажет в качестве ответственного то лицо, которое будет подписывать этот электронный УПД по квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи.

Поскольку продавец (лицензиар) передает право на использование программы для ЭВМ, т.е. осуществляет операцию, освобожденную от НДС согласно пп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ , то в соответствии с пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ , он не составляет счет-фактуру.

Следовательно, формат УПД будет использоваться с функцией только первичного учетного документа.

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД необходимо:

  • открыть документ "Реализация (акт, накладная)" (раздел Продажи - подраздел Продажи );
  • выбрать команду Отправить электронный документ ЭДО (рис. 6).

Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) (рис. 7), которая открывается по гиперссылке строки стояния электронного обмена или по команде из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО ().

Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис , или раздел Продажи - подраздел Сервис ), выбрав соответствующий документ "Реализация (акт, накладная)" из папки "Создать" и выполнив команду Утвердить и подписать (рис. 8).

Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документа "Реализация (акт, накладная)", выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО ().

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа "Реализация (акт, накладная)" () или Утвердить и подписать из списка "Текущие дела ЭДО" () программа подготовит подписанный электронный УПД для отправки. Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить , выбрав соответствующий документ из папки "Подписать" списка "Текущие дела ЭДО", в которую сформированный электронный документ будет автоматически переложен (рис. 9).

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись ).

Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 10).

Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов , можно открыть список предназначенных для подписания документов "Документы на подпись по сертификату". В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 11).

В случае, если необходимо только сформировать электронный УПД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО , следует выбрать команду Создать электронный документ (). Тогда сформированный электронный документ сначала будет помещен в папку "Утвердить" списка документов "Текущие дела ЭДО", а уже после утверждения перемещен в папку "Подписать" ().

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами ) в разделе "Обмен с контрагентами" в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис.12).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов из папки "Отправить" списка документов "Текущие дела ЭДО" будет производиться по кнопке Отправить (рис. 13).

Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:

  • по команде (раздел Администрирование - подраздел Сервис );
  • из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле "Действия с нашей стороны" или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 14).

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами ) (рис. 15).

Из формы "Электронные документы" (Таблицы состояния) () можно также:

  • получить подробные сведения о движении электронного УПД и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена;
  • просмотреть содержимое электронного УПД, дважды щелкнув по активной строке (рис. 16).

На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о статусах и подписях электронного документа (рис. 17), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (рис. 18).

После отправки электронного УПД продавец ожидает:

После формирования, подписания и отправки УПД в документе "Реализация (акт, накладная)" в строке состояния будет содержаться информация "Ожидается подтверждение отправки" (рис.19).

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) в графе "Ожидаем от других участников" также будет указано, что от других участников ожидается подтверждение отправки (рис. 20).

Обработка подтверждения оператора о получении УПД

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды Отправить и получить электронные документы:

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами ) (рис. 21).

Полученные служебные документы, сопровождающие движение электронного УПД, указываются в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) (рис. 22), открываемой из документа учетной системы "Реализация (акт, накладная)" по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО ().

Дважды щелкнув по активной строке формы "Электронные документы "(Таблице состояния) (), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения (рис. 23).

Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец формирует, подписывает и отправляет извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование извещения происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа "Реализация (акт, накладная)" будет отражена информация: "Ожидается извещение о получении" (рис. 24).

При этом в форме "Электронные документы" (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении УПД (извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой сделке (информация покупателя) (рис. 25).

Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке

Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

После получения от оператора ЭДО извещения покупателя о получении электронного документа и информации покупателя об оформляемом факте хозяйственной жизни обмен электронным УПД будет завершен.

В документе "Реализация (акт, накладная)" в информационной строке появится статус "ЭДО завершен" (рис. 26).

В форме "Электронные документы" (Таблице состояния) будет отражена вся информация о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 27).

Для просмотра содержимого каждого электронного документа (УПД (информация продавца), подтверждений, извещений, УПД (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по соответствующей активной строке в форме списка.

После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки (рис. 28).

Перейти в режим просмотра можно:

Похожие статьи