Какую задачу ставят руководство и сотрудники организации перед новым руководителем архивной службы? Чаще всего это крик души: «Сделайте что-нибудь с этими чертовыми документами!» На первых порах именно этим и придется заняться, и лучше эту работу проводить по определенному плану, корректируя его по мере необходимости.

Вот некоторые возможные пункты такого плана.

■ Оценить организацию архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения.

■ Установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение.

■ Организовать прием на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам.

■ Провести инвентаризацию всех документов организации.

■ Составить номенклатуру дел.

■ Ограничить доступ к хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов.

■ Разыскать недостающие дела и документы.

■ Решить вопрос с организацией переплета дел.

■ Организовать учет всех выполняемых архивом работ.

В организациях, использующих в делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разбора бумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора завалов электронной информации и документов.

Важно также получить информацию о том, какие информационные системы в организации используются в работе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболее распространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимально автоматизировать работу архива.

Рассмотрим пункты плана работ более детально.

Оценка организации архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения

Если в организации уже есть комната с гордым названием «архив», обязательно тщательно осмотрите ее, особенно если она находится в подвале здания. При этом обращайте особое внимание на следующие моменты:

● есть ли мокрые документы или сырость на стенах;

● не сложены ли документы поблизости от оголенных проводов, рядом с приборами;

● есть ли рассыпанные из ящиков, покрытые пылью документы;

● какая в хранилище дверь как она запирается;

● есть ли пожарная сигнализация и средства пожаротушения;

● что находится в соседних с хранилищем помещениях (мусор, баки с краской, с горючим, баллоны с пропаном и т.п.);

● не находится ли рядом с дверью хранилища помещение для курения.

При посещении рабочих комнат нужно посмотреть, как организовано хранение документов. Есть ли папки, хранящиеся не в шкафах, а лежащие кучками на полу, в коробках от терминалов? Есть ли стопки неразобранных по папкам бумаг, уютно примостившиеся на подоконниках, стульях, а то и просто пылящиеся на полу в углу?

Все эти моменты потребуют самых оперативных действий.

Установление единой, стандартной системы приема документов из подразделений организации на хранение

Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

1. Прием документов осуществляется только по актам.

2. Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде.

3. Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения. В акт вписывается точное название каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет, используется тот заголовок, который написан на самой папке (это необходимо для того, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

4. При приеме дел проводится экспертиза ценности документов. Например, если в папке имеются документы разного срока хранения или папка содержит одну из форм отчетности за несколько лет, нужно решить, сколько и каких дел следует сформировать из этой папки (в соответствии с нормативами и правилами работы).

На первом этапе работы стоит начать свой рабочий день с посещения одного из подразделений организации. Главные задачи таких посещений:

■ Ближе познакомиться с сотрудниками организации.

■ Уточнить, какие документы у них имеются и что они хотели бы/могли бы сдать в архив.

■ Разъяснить установленную вами систему приема документов в архив. На вопросы типа: «А можно утром – дела, а вечером – внутреннюю опись?», – смело отвечайте: «Всё можно, но внутреннюю опись – вперед». Не должно быть никаких исключений, иначе исключение станет правилом. Даже самые ленивые сотрудники перед лицом опасности обвала полок вынуждены будут действовать по вашим правилам.

■ Прочитать мини-лекцию о номенклатуре дел. Большинство сотрудников о ней, возможно, слышали, но что это за зверь такой и для чего она нужна, не имеют никакого понятия. Главный упор делайте на то, что без их помощи и знания документов организации вам не справиться с задачей, которую поставило перед вами руководство. Расскажите, как вы планируете провести эту работу и предупредите, что будете обсуждать с каждым сотрудником те документы, за которые он отвечает. Поинтересуйтесь, в какое время можно их побеспокоить. У вас с собой всегда должна быть записная книжка, где можно отмечать важные для вас моменты.

Прием на хранение не нужных для оперативной работы документов

Принимать нужно все, что дадут. Полученные документы нужно разложить по годам и отделам, оформить их актами приема.

Не бойтесь, если в актах вы не совсем точно указали состав документов в делах прошлых лет. Дела должны пройти экспертизу ценности документов и, возможно, потребуется их переформирование. Но это планы на будущее. Документы будут ждать своей очереди на обработку, т.к. главное – наладить оперативную работу с текущими документами.

Налаженный прием документов на хранение покажет всем имеющим дело с документами сотрудникам организации, что появилась реально работающая служба, способная очистить их столы и шкафы от накопившегося и очень мешающего «добра».

Если принятые документы аккуратно разложить по подразделениям и годам, то поиск необходимых бумаг в архиве будет требовать гораздо меньше времени и чаще завершаться успешно, чем поиск в грудах бумаг на рабочих местах. Убедившись в этом, сотрудники будут более активно сдавать дела на хранение. Лишь отдельные личности будут держаться за свои документы до последнего, твердо веря в то, что, сдав их в архив, они расстанутся с ними навсегда и больше никогда их не увидят. И, честно говоря, они совершенно правы! Опыт показывает, что документы организации старше двух лет самим сотрудникам практически не нужны, а выполнение справочной работы лучше возложить на архивную службу.

При приеме на хранение бухгалтерских документов необходимо предварительно запастись календарями за прошлые годы (можно использовать соответствующие возможности и/или программное обеспечение). Вам необходимо точно знать, какие дни были рабочими в каждом из годов. По этим календарям можно будет, например, проверить полноту годовых комплектов сшивов и установить, чего не хватает.

Если часть документов уже находится в хранилище, то их тоже необходимо принять по акту. Только с этого момента вы начинаете нести полную ответственность за документы организации.

Проведение инвентаризации всех документов организации и составление номенклатуры дел

Инвентаризация документов – очень важная работа, начинать которую нужно при составлении номенклатуры дел. Инвентаризация – это сбор данных о документах организации. Вам необходимо знать, что именно у вас есть на руках, чтобы этим управлять.

Инвентаризация документов должна выявить следующие важные моменты:

● у кого хранится данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя и должность);

● сколько документов этого вида создается в год (количество папок, количество погонных метров документов);

● способ формирования дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);

● сколько таких документов существует в данный момент и где они хранятся;

● относится ли документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;

● имеет ли документ историческую ценность для организации;

● относится ли документ к категории важнейших;

● сколько времени документ должен храниться;

● есть ли в организации документы, которые существуют только в электронном виде, и в каких информационных системах организации они хранятся.

Не переживайте, если с первой попытки список окажется неполным. По ходу дальнейшей работы у вас появится возможность значительно расширить его. Этот список позволит более точно определить состав дел, а также отследить, куда «испарились» отдельные виды документов из дела и где они теперь обитают. Результаты этой работы в дальнейшем могут стать основой для составления номенклатуры дел организации.

Особое внимание стоит обратить на инвентаризацию электронных документов. Важно также выяснить, какие документы в соответствии с требованиями законодательства не обязательно хранить на бумаге, но которые в вашей организации все-таки распечатывают, и не забыть внести их в номенклатуру дел.

Ограничение доступа к хранилищу документов организации

С самого первого дня установите правило, что ни один сотрудник организации без вашего сопровождения не может войти в хранилище, не может взять документы без вашего разрешения и тем более забрать их к себе на рабочее место без регистрации этого факта. Только строгая регистрация выдачи дел на руки поможет быстро обнаружить, у кого они находятся, а если документы не выдавались, то оперативно организовать их розыск в хранилище.

Никто из сотрудников не должен получать документы, не относящиеся к его участку работы. Если такая необходимость все же возникнет, сотрудник должен представить соответствующим образом оформленное разрешение, которое должно быть приложено к акту выдачи дел.

Ограничение доступа в хранилище и контроль доступа к документам – несложное, но очень эффективное средство сохранения конфиденциальности информации ограниченного доступа.

Ограничением доступа к электронным документам обычно занимаются программисты. Стоит поинтересоваться, как они это делают, а заодно и узнать мнение службы безопасности.

Розыск недостающих дел и документов

В процессе передачи документов из подразделений сразу может выясниться, что чего-то не хватает. Заведите себе учетную тетрадь и записывайте туда все дела и документы, которые вам еще не сданы. Если же вы пользуетесь компьютером, то данные об отсутствующих делах лучше сразу занести в него. Не пугайтесь, когда вместо положенных за год 250 дел бухгалтерских документов или договоров подразделение вам сдаст только 240. Главное, что вы четко зафиксировали при оформлении акта приема документов в архив, какие документы вы приняли и за какие даты. В подавляющем большинстве организаций дела не пропадают, их порой просто очень трудно найти. Они, скорее всего, лежат в чьем-то столе или сейфе.

В моей практике были случаи, когда полный комплект бухгалтерских сшивов банка за «доархивные» годы удалось собрать воедино в течение полугода. При этом сшивы не приходили в архив сами – мне приходилось лично подходить к каждому из потенциальных владельцев этих документов и уговаривать их проверить все свои заветные местечки. Последний же из сшивов нашелся (во время очередного переезда отделов внутри банка) в столе заместителя главного бухгалтера, в нижнем ящике.

Все сказанное относится также и к электронным документам, только разыскивать их гораздо труднее. Если это файлы в компьютере, то можно позвать на помощь программистов. А вот если нужно разыскать резервную копию какой-либо базы данных – это порой работа для Шерлока Холмса.

Обратите внимание

Очень важно установить хорошие деловые отношения с сотрудниками организации. У архивиста нет полномочий отрывать сотрудников от работы и заставлять их показывать свои шкафы и сейфы. Ваша задача – уговорить их это сделать, доходчиво объяснив необходимость этих поисков. Порой не помешают и маленькие «военные хитрости». Иной раз я говорила сотрудникам: «Заместитель председателя правления сегодня интересовался, как у нас обстоят дела со сдачей документов в архив, и все ли подразделения все сдали». (И здесь не было никакого обмана. Я действительно незадолго до того обсуждала с высшим руководством ход работы в архиве, хотя и в несколько иной плоскости.)

Решение вопроса с организацией переплета дел

Хотя большинство документов архива организации (до 90 %) составляют документы временного срока хранения и, согласно правилам классического делопроизводства, переплет таких документов не обязателен, я настоятельно рекомендую тщательно взвесить все «за» и «против». В настоящее время в организациях используются два основных варианта хранения бумажных документов:

1. Комплектование и хранение документов в папках типа «Корона». Главное удобство в том, что дело не нужно переплетать. В случае проведения различного рода выемок легко достать необходимые документы из дела. Минусов, однако, значительно больше:

■ Если кто-нибудь хоть раз видел, как рассыпаются документы из этих папок при случайном и неудачном падении и сколько времени стоит собрать вновь все документы и разложить их по порядку, тот поймет, почему я предпочитаю переплетать дела.

■ Объем папок обычно значительно превышает архивную норму дела объемом 150-200 листов. Вес папки с документами составляет 3 кг. При работе нужно будет ее поднять хотя бы 4 раза (снять с полки на тележку, снять с тележки на стол, снять со стола на тележку, поставить на полку), т.е. поднять придется 12 кг – в два раза больше, чем при работе со стандартным сшитым делом объемом 250 листов.

■ При архивном хранении в хранилище папки займут значительно больше места.

■ При архивном хранении в шкафах не получится хранить документы в стопках и делать связки. Количество шкафов для архивного хранения сократить за этот счет не удастся.

■ В папках «Корона» постоянно выходят из строя зажимы, и есть реальная угроза утери документов, которые могут просто выскользнуть из папки даже при закрытом замке.

■ При выдаче дела во временное пользование придется либо пересчитывать документы, либо брать на себя ответственность за утерю документов в том случае, если кто-то забыл положить их на место.

2. Комплектование и хранение документов в переплетенных делах. Имеется в виду помещение документов в картонные обложки и прошив их на четыре дырки. Минус такого хранения в том, что кто-то должен переплетать дела, и становится значительно труднее проводить выемку документов. Плюсов все же, как мне кажется, больше:

■ Даже при самом головокружительном падении вероятность повреждения дела и «разбегания» документов по всему хранилищу очень мала.

■ Вес дела объемом 250 листов – 1,25 кг.

■ При архивном хранении в шкафах можно запихнуть в шкаф в два раза больше дел, да и при хранении дел на открытых полках в хранилище тоже будет экономия места.

■ При выдаче дел во временное пользование возможность неумышленного изъятия документа практически сводится к нулю. Я в своей практике не видела никого, кто бы для снятия копии с документа расшивал все дело: его же придется опять сшивать, и кто же из сотрудников сможет это сделать самостоятельно? Конечно, угроза умышленного изъятия документов сохраняется, но из сшитого дела вытащить документ значительно труднее.

Конечно, выбор за вами и за руководством вашей организации. Я предпочитаю работать с переплетенными документами. Если работы по переплету не проводились, и руководство согласится с вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетными приспособлениями (переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглы для сшивания дел) и расходными материалами (картон, клей, бумага, бечевка). Один сотрудник архива за день может сшить 25–30 дел по 150–200 листов. Кроме того, в настоящее время есть также возможность воспользоваться услугами специализированных организаций.

Организация учета всех выполняемых архивом работ

Все перечисленное выше придется делать практически одновременно. Это сложно, но для профессионала вполне по силам. Главное – постоянное и настойчивое продвижение вперед.

Однако необходимо помнить еще об одной важной вещи: вы должны уметь не только грамотно и квалифицированно наладить работу с архивными документами организации, но и «продать» результаты своей работы руководству организации и ее коллективу, что будет самой сложной задачей. Для этого необходимо с первого дня позаботиться о сборе и сохранении «вещественных доказательств».

Прежде всего, если вам в наследство досталось захламленное хранилище с документами, тщательно задокументируйте этот факт. Хороший способ – сфотографировать все это безобразие. Проводя любые улучшения и усовершенствования в работе с архивными документами, фотографируйте результаты своей работы. Сравнить две фотографии – «до» и «после» – и увидеть разницу сможет даже самый критически настроенный руководитель.

С первого дня тщательно ведите учет всей проделанной работы: сколько дел принято на хранение, сколько выдано, сколько переплетено или обработано. Вы в любой момент должны быть готовыми отчитаться о своей работе, и такие слова, как «много», «очень много» вам мало помогут. Самыми действенными аргументами являются цифры и факты.

Даже в небольшой организации сложно за один-два месяца наладить организацию хранения документов. Поэтому нужно так организовать свою работу, чтобы уже через месяц постепенное продвижение к совершенству было заметно невооруженным глазом не только вам, но и всем сотрудникам организации, и прежде всего ее руководителям.

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

21 сентября начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - новые Правила).

Чем руководствовались до выхода новых Правил?

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций , а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ - Основные правила работы ведомственных архивов . Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?

Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:

Извлечение

из Федерального закона № 125-ФЗ

Статья 13. Создание архивов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов […]

Также данным Федеральным законом было введено понятие собственности на архивные документы (документы могут находиться в государственной (федеральной, собственности субъектов Российской Федерации), муниципальной, частной собственности (негосударственных организаций и частных лиц)).

Кроме того, приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.).

Эти два обстоятельства, а также то, что Основные правила не имели статуса нормативного документа, заставили обратиться к разработке нормативного документа, определяющего порядок хранения документов в архивах организаций.

«Какие будут замечания?»

В ходе разработки проекта новых Правил дважды проводилось широкое обсуждение документа в среде архивистов:

• первый раз - работниками органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов;
• второй раз - работниками федеральных органов исполнительной власти.

Только из государственных и муниципальных архивов пришло более 400 замечаний. Все полученные замечания внимательно рассматривались, причем на заключительном этапе - временной рабочей группой, в которую входили специалисты Росархива и ВНИИДАД. Следует отметить, что многие замечания были вызваны желанием архивистов как можно более детально описать отдельные процессы архивных технологий, применяемых при обеспечении сохранности, учете, комплектовании и использовании документов в архивах организаций, что, в принципе, было невозможно сделать, учитывая статус новых Правил как нормативного документа.

Вместе с тем некоторые замечания носили принципиальный характер, например замечание о том, что в разделе «Комплектование» проекта новых Правил недостаточно последовательно изложен вопрос об экспертизе ценности документов, в частности, из-за того, что исключенными оказались положения, связанные с номенклатурой дел. Если учесть, что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и порядок ее разработки изложены только в документе методического характера - Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , при доработке проекта новых Правил было принято решение о включении в раздел «Комплектование» основных положений о номенклатуре дел, включая форму номенклатуры дел (сводную и структурного подразделения).

Назначение новых Правил

Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять. Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены. Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.

Структура и содержание новых Правил

Новые Правила состоят из семи разделов:

1. Общие положения.
2. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
3. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
4. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
5. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации.
6. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.
7. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.

В приложениях к новым Правилам приводятся учетные и иные формы документов, используемых в архивах организаций.

Последовательность основных разделов данных Правил соответствует Федеральному закону № 125-ФЗ и Правилам 2007 г., хотя, как отмечали многие специалисты на этапе обсуждения, логичнее было бы начать с комплектования и закончить использованием.

Разделы новых Правил отражают основные функции архива организации:

• организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
• учет документов;
• комплектование архива организации документами;
• организация использования архивных документов;
• передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Кроме того, в новые Правила включен раздел «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации».

Обратите внимание

В отличие от Основных правил 2002 г., Правила № 526 не содержат положений, относящихся к организационным аспектам деятельности самого архива (не определены цели и задачи архива, его функции, права и др.). Основное их назначение - установить требования к организации процессов архивного хранения документов от комплектования архива организации документами до организации использования документов.

Рассмотрим разделы подробнее.

Раздел I. Общие положения

Определяет правовые основания разработки и сферу действия документа, а также содержит положения, определяющие некоторые организационные основы деятельности архива организации.

Новые Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее - организации). Положения данных Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Основываясь на положениях Федерального закона № 125-ФЗ, новые Правила говорят о том, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

Обратите внимание

Новые Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Раздел II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Определяет понятие архивного фонда организации и разновидности архивных фондов организации.

Архивный фонд организации составляет часть документального фонда, включающего документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива. Архивный фонд подлежит хранению в архиве организации.

Виды архивных фондов организации:

• архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
• объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
• архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.).

Хранение бумажных документов. В п. 2.9 новых Правил подчеркивается: архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Правила определяют и признаки систематизации единиц хранения архивного фонда:

• структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
• хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
• функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
• номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
• корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
• географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
• авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Устанавливаются требования к обеспечению сохранности документов (нормативных (оптимальных) условий хранения документов; рациональному размещению документов в архивохранилище; проверке наличия и состояния документов, порядок розыска документов), включая особенности хранения электронных документов

Хранение электронных документов. Правила определяют обязательные условия хранения таких документов:

• наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
• обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Формат текстовых электронных документов, передаваемых для хранения в архив организации - источника комплектования государственного и муниципального архива, - PDF/А.

Правилами предусматривается, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или на новые носители.

Кроме рассмотренных положений, в данном разделе устанавливается порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов (п. 2.39-2.43), организации розыска необнаруженных документов (п. 2.44), порядок выдачи документов из архивохранилища (п. 2.45-2.48), а также порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (п. 2.49).

Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях . Проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.

Согласно п. 2.11.5 Порядка 2007 г. внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех документов архива организации или их отдельных частей (групп) проводятся:

• в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы,
• при смене заведующих архивохранилищами.

По результатам проверки составляются следующие акты:

• проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3);
• о технических ошибках в учетных документах (при их обнаружении) (приложение № 4);
• об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение № 5).

Порядок выдачи документов из архивохранилища. Документы выдаются на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации (если архив является структурным подразделением):

• работникам структурных подразделений организации;
• судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в установленном порядке;
• иным пользователям по письменному заявлению.

Срок выдачи документов из архивохранилища не должен превышать:

• одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;
• шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Предусматривается возможность продления срока выдачи документов - с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе.

Документы из архивохранилища не выдаются:

1. при наличии фонда пользования;
2. находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Раздел III. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Посвящен вопросам учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.

Как установлено в п. 3.1 новых Правил, учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при их наличии) и описи дел, документов.

Основными единицами учета архивных документов являются:

Каждой единице хранения присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра.

Наш словарик

Архивный шифр - обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации - состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является частью метаописания (обязательным элементом описания) контейнера электронного документа.

Сведения об учетных единицах архива отражаются в учетных документах. Новым положением Правил в организации учета документов является положение о выделении двух групп учетных документов в архиве организации: основных (обязательных) и вспомогательных.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

• книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
• список фондов (приложение № 12);
• лист фонда (приложение № 13);
• опись дел, документов (приложения № 14-16);
• реестр описей (приложение № 19).

Формы описей электронных дел приведены в приложениях № 17, 18 новых Правил.

Состав вспомогательных учетных документов не регламентирован, каждый архив вправе применять в качестве вспомогательных те учетные формы, которые ему необходимы в связи со спецификой документов, находящихся на хранении, или по иным причинам.

Правилами также установлено, что архив организации может вести учет в автоматизированном режиме, используя учетные базы данных (БД) (см. п. 3.13). Учетные БД архива организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

Раздел IV. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Посвящен вопросам комплектования архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами . Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации.

Установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. документы по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве . Исключение составляют документы по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных со службы, - они передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения служащих.

Обратите внимание

Дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), как это уже давно сложилось в практике работы архивов организаций, в архив не передаются, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В новых Правилах указано, что дела передаются в архив организации после проведения экспертизы их ценности. По этой причине в данном разделе устанавливается порядок проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче в архив организации, составления описей дел структурных подразделений, на основании которых дела передаются в архив организации, а также подчеркивается, что до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

В положениях раздела обращается внимание на то, что описи на дела постоянного хранения и по личному составу, акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации, как правило, одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовывает описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Организации - источники комплектования государственного (муниципального) архива представляют описи дел документов постоянного срока хранения и по личному составу (годовые разделы), согласованные ЭК организации, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения:

• постоянного срока хранения - на утверждение;
• по личному составу - на согласование.

После того как описи дел, документов утверждены и согласованы ЭПК, эти описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации. Далее дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, не должны проводить согласование описей дел по личному составу с ЭПК архивного учреждения.

Обратите внимание

В п. 4.13 новых Правил устанавливается, что электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте.

Особое внимание в данном разделе Правил уделено номенклатуре дел организации. Согласно основным положениям она:

• закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации;
• является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения;
• разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел;
• составляется по установленной форме (приложение № 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение № 26).

Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в пять лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

Правилами устанавливается порядок подготовки к передаче в архив организации электронных документов. В частности, предусмотрено, что отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу. Формы описей электронных дел, как мы уже говорили, приведены в приложениях № 17, 18 к новым Правилам.

Раздел V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации

В данном разделе установлены нормы в отношении организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации. Основными положениями Правил в этой части являются следующие:

К сведению

Новые Правила определяют формы использования документов архива. Основными являются:

информационное обеспечение работников организации;

исполнение запросов пользователей, в т.ч. запросов граждан социально-правового характера;

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т.ч. в форме электронных документов.

Особое внимание в новых Правилах обращено на организацию работы с запросами пользователей. Определяются:

• виды запросов (тематического и социально-правового характера);
• требования к письменному запросу (его форма, состав информации, которая должна содержаться в запросе);
• порядок работы с запросами (сроки регистрации, рассмотрения, переадресации непрофильных запросов, подготовки ответов на запросы пользователей в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии);
• особенности организации работы с запросами, поступающими по сети Интернет.

Новыми Правилами определены случаи, по которым архив может отказать в выдаче архивных документов:

• наличие фонда пользования;
• плохое физическое состояние документов;
• документы не прошли научное описание и техническое оформление (до завершения этих работ);
• ограничения на использование, установленные законодательством Российской Федерации или фондообразователем.

Р аздел IV. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Определяет порядок передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив. В данном разделе устанавливается, что:

• организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов по истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации передают их на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив в соответствии с Правилами № 19;
• государственные и негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передавать документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в их деятельности, в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров.

Новые Правила устанавливают порядок передачи документов. В них подчеркивается, что документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, а передача документов в государственный (муниципальный) архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 30).

Раздел VII. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации

Определяет порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации . В данном разделе устанавливается, что передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При ликвидации организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива.

При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации) прием-передача документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

Резюме

1. Новые Правила - это комплекс нормативных положений, охватывающих все основные процессы, выполняемые архивом организации:

• организация хранения документов,
• учет документов в архиве,
• комплектование архива документами
• использование архивных документов.

2. Поскольку данные Правила - это нормативный документ, не исключено, что в процессе применения его на практике может возникнуть потребность в методическом дополнении документа (разработке рекомендаций, методических рекомендаций по Правилам в целом или отдельным разделам Правил).

3. Основное принципиальное отличие новых Правил от других документов заключается в том, что данные Правила - это нормативный документ. Основные правила 2002 г. носят рекомендательный характер, Основные правила 1985 г. были нормативно-методическим документом . По этой причине новые Правила намного меньше по объему: они содержат только те положения (правила, требования), которые должны применяться в обязательном порядке. Все остальное - то есть, как это делать, - отдано на откуп архивистам.

4. Можно сказать, что требований стало меньше. Сокращено количество форм документов, которые носят обязательный характер. Раньше их было более 40: в Основных правилах № 263 - 44 формы, в Основных правилах - 48, теперь, в новых Правилах, - 30. Это значит, что архивы могут применять свои формы, если есть необходимость. На практике так и было.

5. Новые Правила ориентированы, прежде всего, на организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, но в документе это прямо не прописано, поэтому правильнее говорить, что правила адресованы организациям, имеющим свой архив.

Утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (далее - Основные правила 1985 г.). Фактически утратили силу с изданием приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утвердившего новые Правила, рассматриваемые нами в статье.

Делопроизводство и канцелярия

Правила работы архивов организаций 2015

Евгения Кожанова 15 февраля 2016 г. 13:58

С сентября 2015 года вступил в силу приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526. Он утвердил «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Дальше в тексте статьи для краткости будем называть их «Правила-2015 ».

Стоит заметить, что революции в архивном деле с изданием Правил-2015 не произошло. Разве что новые правила более дружелюбны к электронным документам… О статусе новых и старых правил по архивному делу говорим в этой статье. Скачать правила работы архивов организаций 2015 тоже можно здесь.

Вспомним, как было до вступления в действие приказа: организации работали по двум документам.

Первый из них – Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263). Это был единственный нормативный (то есть обязательный) документ по архивному делу в России до 21.09.15.

В письме Федерального архивного агентства от 18 сентября 2015 г. N 2/2133-А указывается, что с момента вступления в силу приказа №526 «Основные правила работы ведомственных архивов не подлежат применению». Пользоваться ими более нельзя.

Второй – Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Это методический (необязательный, зато информативный) документ, который никто не отменял, но пользоваться им можно и даже нужно, т.к. в Правилах-2015 остались за кадром многие вопросы, посвященные практическим действиям по хранению документов в организациях.

Таким образом, у нас осталось два рабочих документа: Правила-2015 и Основные правила. У них совершенно разный статус:

Основные правила – методический документ. Применять его необязательно, хотя в этом случае создание архива в организации представляется сильно затруднительным. Основные правила всего лишь одобрены решением Коллегии Росархива, а значит, их статус намного ниже, чем у Правил-2015.

Скачать Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (PDF, 4.02 Мб).

Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Они сформулированы в соответствии с существующей регламентирующей сферу обработки, обобщения и хранения информации. Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. При их составлении учитывались современные достижения в использовании технических средств и передовых информационных технологий. Рассмотрим далее основы архивного делопроизводства.

Сфера распространения

По архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

1. Источников.
2. Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

1. Подразделения предприятия.
2. Физлица.
3. Подведомственные структуры.

Состав материалов

Инструкция по архивному делопроизводству устанавливает, что комплектование осуществляется делами временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Обобщаются также сведения по личному составу. Дела, срок хранения которых менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они содержатся в соответствующих подразделениях предприятия. По окончании срока хранения такие дела подлежат уничтожению. Сведения индивидуального характера передаются по заявлению владельца. Впоследствии они направляются в госархив для постоянного содержания. Передаче также подлежат материалы предприятий-предшественников и ликвидированных подчиненных структур.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Уполномоченные служащие, осуществляющие работу с информационными материалами предприятия, составляют систематизированный перечень дел. Он именуется номенклатурой. При ее формировании указываются материалов. Инструкция по архивному делопроизводству предписывает уполномоченному подразделению осуществлять контроль и содействие службе обеспечения в составлении номенклатуры. Систематизированный перечень выступает в качестве базы для формирования описей информационных материалов постоянного и временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура также является главным учетным документом. Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

1. Типовой.
2. Примерной.
3. Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях. Типовая номенклатура считается нормативным документом. Примерная систематизация определяет приблизительный состав информационных материалов для предприятий, на которые распространяется ее действие, с указанием индексов. Она обладает рекомендательным характером. Указанные виды систематизации используются при формировании индивидуальной номенклатуры и переносятся в нее без изменений.

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке. Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел

Формированием именуется группировка выполненных актов в соответствии с номенклатурой. Архивное делопроизводство организации включает в себя систематизацию информационных материалов в соответствии с наименованием папок. Не допускается группировка дублетных и черновых экземпляров. Исключение составляют особо ценные носители. Запрещено помещать в папки бумаги, подлежащие возврату.

Ведение архивного делопроизводства осуществляется при централизованной работе с материалами службой информационного обеспечения, а при децентрализованной - как структурными подразделениями, так и указанным выше отделом. Группировка выполняется под непосредственным руководством лиц, ответственных за сохранность носителей данных. При необходимости могут привлекаться служащие госархива.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с необходимо соблюдать следующие требования:

1. Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
2. В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
3. В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:

• личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
• материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
• бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
• театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
• истории болезней и проч.

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

1. Положения, уставы, утвержденные распорядительными актами, выступают в качестве приложений к ним. Они группируются вместе. Если положения, инструкции, уставы были утверждены как самостоятельные акты, их систематизируют в отдельные дела.
2. Поручения вышестоящих структур и постановления по их выполнению группируются по направлениям работы предприятия.
3. Приказы, относящиеся к личному составу, систематизируются согласно срокам хранения. При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.
4. Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения - в другую.
5. Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
6. Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
7. Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки. Их располагают в алфавитном порядке.
8. Жалобы, предложения, заявления граждан, касающиеся деятельности предприятия, документация по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от обращений физлиц по личным вопросам.
9. Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода. При этом указывается индекс дела прошлого года.

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Архивное делопроизводство предусматривает ряд предписаний для структурных подразделений, работающих с бумажными актами. Оформление носителей может быть частичным или полным. Это зависит от сроков хранения. Полное оформление осуществляется в отношении документов временного (более 10 лет), постоянного содержания, а также актов по личному составу. Оно подразумевает:

1. Переплет/подшивку папки.
2. Нумерацию листов.
3. Составление страницы-заверителя.
4. Формирование внутренней описи в случае необходимости.
5. Внесение уточнений в реквизиты Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Нюансы

Архивное делопроизводство - вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

1. Количество листов с нумерацией.
2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем. Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты. Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле "Примечания". В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все это подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров. Сегодня мы поговорим о том, как оборудовать собственный архив, а также о том, как обеспечить сохранность архивных документов (в т. ч. документов по личному составу) в случае невозможности создания собственного архива.

Из этой статьи вы узнаете:

• какими нормативными актами можно руководствоваться при организации хранения документов
• как организовать хранение документов, если нет возможности создать архив
• что необходимо для создания архива организации
• какие требования предъявляются к архивным помещениям

Сегодня темой нашего разговора будет организация собственного архива в компании. Итак, каковы задачи и функции архива, и в каких условиях должны храниться документы?

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

Словарь кадровика
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) в ст. 17 устанавливает: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу в течение сроков их хранения. Как видим, документы по личному составу особо выделены в комплексе документов, образующихся в деятельности организации.

Обратите внимание!
Каждый работодатель должен обеспечить сохранность и возможность последующего использования документов как в своей текущей деятельности, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан

Согласно п. 1 распоряжения Правительства РФ от 21.03.1994 № 358 - учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Данные положения законодательства направлены на обеспечение сохранности документов по личному составу работников, высвобождаемых в результате реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору.

Положения, предусматривающие обязанность организации хранить документы, имеются и в ряде других законодательных актов и в иных нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность организаций определенного типа.

Совет
Основные правила разрабатывались для архивов организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов и по своему характеру являются рекомендательным документом, однако и любые другие организации вполне могут их использовать

Например, положения о сохранности документов содержатся в ст. 50 , и многих других.

В ходе комплектования архива документами, учета архивных документов, обеспечения их сохранности и использования архивы организаций руководствуются Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).

Я работаю в отделе кадров негосударственного предприятия. Недавно мне поручили работу с документами, подлежащими хранению в архиве. Однако архива у нас нет. Как быть в такой ситуации? Как обеспечить сохранность этих документов? Нужно ли в таком случае создать архив, или это обязанность только государственных учреждений?

Процесс оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. ч. органам суда и прокуратуры.

Форма заказа (требования) на выдачу документов сотрудникам организации

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев – для временного пользования другими организациями (п. 4.5.2 Основных правил).

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ: СТАТУС, СОСТАВ, ЗАДАЧИ

Как любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении - положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива - на основании должностных инструкций.

Положение об архиве организации

При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на . Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ. Если организация (как государственная, так и негосударственная) не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ.

Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов.

Так, основными задачами архива организации являются:

• комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов.

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ.

Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к основным из которых относятся:

1) ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;

2) прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

5) информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;

6) организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;

7) подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;

8) проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);

9) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

10) организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

11) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

12) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

13) участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях - источниках комплектования архива.

ТРЕБОВАНИЯ К АРХИВНЫМ ПОМЕЩЕНИЯМ

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы.

В настоящее время в нашей организации создается архив. Что нужно учесть при выборе и подготовке помещения архива, в котором в будущем будут храниться наши документы?

Выбирая здание (помещение), подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

Основными требованиями к помещениям архива являются:

• расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);
• помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;
• помещение должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Обратите внимание!
Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух- или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать - я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива?

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации.

Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

РЕЖИМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одна из важнейших задач архива - обеспечение сохранности документов. С этой целью следует создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Световой режим

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Температурно-влажностный режим

Основные правила устанавливают параметры температурно-влажностного режима в помещении архива.

Требования к температурно-влажностному режиму хранения документов

Вид документации	Температура, °С	Относительная влажность воздуха, %
Бумажные документы	17-19	50-55
Чёрно-белые плёночные материалы	15	40-55
Цветные плёночные материалы	2-5	40-55
Документы на магнитных дисках и дисковых накопителях	8-18	45-65
Документы на магнитных лентах	8-18	15-50
Документы на оптических дисках	10-23	20-50

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры - для измерения температуры воздуха; психрометры - для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры - для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом - два раза в неделю, при нарушении режима хранения - ежедневно.

Обратите внимание!
При наличии рекомендаций фирм-производителей, устанавливающих специальные режимы хранения носителей, следует придерживаться рекомендаций производителя

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Санитарно-гигиенический режим

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

В архивохранилище необходимо:

• не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей и помещений;
• не реже одного раза в месяц проводить влажную уборку помещений с применением антисептиков.

Рекомендуется два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) обследовать помещения хранилища и документов для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений.

ОБОРУДОВАНИЕ АРХИВОХРАНИЛИЩА СРЕДСТВАМИ ХРАНЕНИЯ

Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Нормы расстановки средств хранения также установлены Основными правилами.

Нормы расстановки средств хранения

Сейчас наша организация оборудует архив. Мне поручили определить, какая площадь для этого потребуется. Подскажите, как рассчитать площадь для размещения архива?

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

• стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;
• обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум - 600 дел, минимум - 350-400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами - не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа - 65 см, длина -чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Как правильно разместить документы в архивохранилище?

Обратите внимание!
Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов - в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, так же как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Форма карточки пофондового топографического указателя

Примерная форма карточки постеллажного топографического указателя

Обратите внимание!
Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Конечно, сотрудники архива структурного подразделения, например кадровой службы, могут помнить, в каком порядке размещены документы, и без указателей (как правило, в этом случае документы размещаются по годам от наиболее ранних к более поздним).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов организации установлена . Она возлагается на руководителя архива организации или сотрудника, отвечающего за ведение архива. В случае отсутствия лица, ответственного за хранение документов, отвечать за их сохранность будет руководитель организации.